Šanony plné pracovních smluv, formulářů k dovoleným, výkazů docházky či neschopenky – to vše patří k tradičnímu papírovému provozu personálního oddělení. Jenže tato papírová administrativa je časově náročná, náchylná k chybám a zbytečně zatěžuje nejen personalisty, ale i celou firmu. Řešením je bezpapírová kancelář. Článek přináší několik praktických tipů, jak s ní právě v oblasti HR začít, a ukazuje, proč se digitalizace vyplatí i z dlouhodobého pohledu.
Praktický pohled: každodenní agenda personalisty bez papíru
- Pracovní smlouvy a dohody – získání informací od nastupujícího zaměstnance prostřednictvím elektronického dotazníku, hromadné vytvoření dokumentů ze šablon na pár kliknutí, elektronické podepsání zaměstnavatelem i zaměstnancem, … takhle vypadá digitální nástup, kde papír, tiskárna a kopírka nemají šanci a benefitem je čas například na vstupní rozhovor s novým zaměstnancem.
- Docházka a nepřítomnosti – evidence příchodů a odchodů čipem nebo ideálně pohledem do objektivu, plánování a schvalování dovolených, oznamování návštěv lékaře, evidence zda budu pracovat z domova nebo v kanceláři,… – to je skutečně pružné řízení pracovní doby a benefitem jsou navzájem sdílené online informace o přítomnosti a plánech zaměstnanců (včetně možného propojení s elektronickými kalendáři google, outlook,…).
- Benefity a interní žádosti – nejen žádosti o mimořádné vzdělávání, povolení home office, neplacené volno, ale také oznamování změny bankovního účtu, narození dítěte, žádost o potvrzení pro banku, odeslání potvrzení o studiu dítěte – místo vyplňování papírových formulářů stačí pár kliknutí.
Strategický pohled: proč se digitalizace vyplatí
- Úspora času a nákladů – odpadá tisk, kopírování, archivace a manuální přepisování dat.
- Méně chyb a vyšší spolehlivost – systém pohlídá správné kódy v docházce, souvislosti s dalšími údaji nebo aktuální legislativní změny.
- Bezpečná archivace – elektronické dokumenty a informace jsou uloženy v souladu s GDPR a lze je rychle dohledat i po letech.
- Podpora hybridní práce – personalista, manažer i zaměstnanec mají přístup ke svým dokumentům odkudkoli, bez nutnosti fyzické přítomnosti v kanceláři. Sdílení informací je ovšem detailně řízeno a podléhá přesnému nastavení oprávnění.
- Employer branding – moderní digitální HR působí profesionálně a zvyšuje atraktivitu firmy pro nové talenty.
Bezpapírová kancelář není jen módní pojem. A také to není např. skenování papírových dokumentů do elektronické podoby. Je to proces, který začíná hned v momentu získávání informací. Potom skutečně může pro personalisty znamenat méně rutinní administrativy, více času na práci s lidmi a strategický přínos pro celou firmu. Úspory na nákladech, rychlejší procesy i vyšší právní jistota jsou benefity, které ocení jak zaměstnavatelé, tak zaměstnanci. Dříve nebo později to s papírem prostě nepůjde a čím dříve s tím začnete, tím budete konkurence schopnější.
Přechod na digitální HR agendu nemusí být složitý. Systém plusPortal nabízí:
- Digitální řešení pro celý proces evidence pracovní doby od sběru informací o průchodech přes plánování a schvalování nepřítomností až po vyhodnocení a schválení docházky a odeslání podkladů pro výpočet mzdy, elektronické smlouvy i napojení na eNeschopenky.
- Bezpapírový nástup zaměstnance včetně nástupního dotazníku, pracovní smlouvy, mzdového výměru, „růžovky“, …
- Mzdovou agendu, kde si účetní bude moci vybrat, co chce se zaměstnanci řešit osobně a co si zjednoduší elektronicky od různých potvrzení od zaměstnance, eNeschopenky, přes výplatní lístek, ELDP a mzdový list až po elektronickou bezpapírovou komunikaci se státní správou, pojišťovnami, insolvenčním rejstříkem, exekutory,…
Díky tomu všemu mohou jak personalisté tak mzdové účetní snadno nastoupit cestu k bezpapírové kanceláři – moderní, efektivní a bezpečné.